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Vous avez envie de rejoindre l’équipe Bitpanda, mais, compte tenu des circonstances, vous n’êtes pas sûr que ce soit le bon moment ? Vous êtes un responsable (RH) à la recherche d’idées pour cultiver l’expérience des employés de votre entreprise ? Cet article est fait pour vous !

Nous sommes vraiment reconnaissants que notre activité n’ait pas été impactée négativement par la pandémie. Cependant, comme toutes les entreprises qui n’avaient pas recours au télétravail avant la COVID-19, nous avons dû revoir en profondeur nos modes opératoires internes. La collaboration et la communication au sein de l’équipe ont également dû considérablement changer. Tout à coup, il n’était plus possible de se rendre au bureau d’un collègue pour lui poser une question ou même de manger ensemble le midi. Au lieu de cela, tout notre système de communication a dû être modifié pour fonctionner à distance.

Notre culture d’entreprise avant la pandémie

Avant tout cela, notre équipe appréciait nos rituels de bureau. Par exemple, nous attendions impatiemment d’aller prendre un verre tous ensemble le vendredi après le travail, de nous lancer des challenges sportifs qui changeaient chaque mois, de participer à la course annuelle « Vienna Business Run », et nous avions même notre propre équipe de football Bitpanda.

Pour notre réunion mensuelle « all-hands », des membres de l’équipe qui représentaient le large éventail de nationalités au sein de l’entreprise (nous en comptons plus de 44) préparaient un petit déjeuner traditionnel de leur pays d’origine pour tout le monde.  

Nos événements trimestriels en équipe et nos voyages d’entreprises légendaires étaient également très attendus, car ils étaient toujours source de plaisir pour chacun et contribuaient grandement à fortifier les fondations de l’équipe. Face à ce nouveau paradigme, nous avons dû réagir rapidement, mais nous avons rencontré quelques incertitudes : comment maintenir notre culture d’entreprise Bitpanda ? Faudrait-il mettre en pause toutes les initiatives jusqu’à ce que tout soit revenu à la « normale » ? Faudrait-il essayer de mettre en place de nouveaux rituels à distance ?

Ce qui a fonctionné pour nous

Chez Bitpanda, nous croyons aux essais et aux erreurs, et comme il n’existe pas de manuel intitulé « Comment transformer votre culture d’entreprise de bureau en culture à distance durant une pandémie mondiale », nous avons décidé de faire preuve de créativité et d’essayer de nouvelles choses. Découvrez ce que nous avons fait.

Le bien-être physique et mental

Notre priorité numéro un durant cette période sans précédent était de s’assurer du bien-être des membres de notre équipe. Pour comprendre les besoins de nos équipes, nous avons commencé par mener une enquête sur l’espace de travail à domicile et, quelque temps plus tard, sur leur bien-être. Nous avons décidé de mettre en place plusieurs initiatives basées sur les retours que nous avons reçus.

Nous avons remplacé les ajustements ergonomiques offerts dans nos bureaux pour promouvoir un environnement de travail sain par des séances individualisées avec notre experte en médecine du travail. Ces séances lui ont permis d’aider tous les membres à améliorer leur espace de travail à domicile pour une ergonomie optimale.  

En plus de cela, nous avons proposé des webinaires sur les vaccins contre le coronavirus en Autriche, pour nous assurer que toutes les informations concernant les vaccins étaient également disponibles aux membres de l’équipe ne parlant pas allemand. À l’occasion de la journée de la santé mentale, nous avons préparé cette année un guide d’information sur les différentes manières de prévenir le stress à long terme et suggéré quelques pratiques permettant de réduire le stress à court terme entre deux réunions. Dès le début, nous avons également proposé des consultations gratuites et anonymes avec des psychologues.

La « Vienna Business Run » n’ayant pas pu avoir lieu l’année dernière, nous avons décidé de prendre part à la B2Mission. Les membres de notre équipe ont ainsi pu se mesurer les uns aux autres lors d’une compétition de course à pied d’un mois. Ainsi, nous avons pu maintenir nos distances physiquement, tout en étant socialement connectés.

Par ailleurs, l’un de nos pandas, un excellent professeur de Yoga, a proposé de donner des cours de Yoga en ligne à tous nos collègues. L’initiative a été très bien reçue. Pour finir, nous avons proposé gratuitement des cours Myclubs à tous ceux qui souhaitaient s’entraîner à la maison tant que les salles de sport étaient fermées.

Événements

Le temps fort de 2020 a certainement été notre soirée Xmas Bitpanda à distance pour Noël ! Nos deux animateurs, membres de l’équipe Bitpanda et testés au préalable, nous ont accompagnés tout au long de la soirée depuis les bureaux de l’entreprise, tandis que 200 membres de l’équipe se sont joints à eux en ligne.

Les membres de l’équipe ont commencé les préparatifs pendant les semaines précédant la soirée, en votant pour leurs héros représentant les valeurs de l’entreprise et en participant à une compétition de costumes de Noël. Au cours de la soirée, nos vifs présentateurs ont animé un quiz, des charades et une loterie en ligne pour tous les membres de l’équipe.

Pour tous nos événements à distance, nous avons collaboré avec Take Away Pay pour offrir des tickets Lieferando afin que tout le monde puisse choisir et déguster son dîner en livraison. L’expérience était proche de celle d’un traiteur lors d’une vraie soirée de Noël, mais en mieux puisque chacun pouvait choisir son menu !

Le dernier moment marquant nous a été offert par nos DJ Bitpanda qui se sont relayés pour nous divertir tout au long de cette soirée de retrouvailles dont nous avions tous besoin. Cette expérience a été particulièrement enrichissante, car elle a été entièrement organisée par des membres de l’équipe et nous en avons tous retiré beaucoup de plaisir. Nous tenons à remercier tous les membres de l’équipe interne qui ont préparé et mis en scène cette soirée mémorable. Oh, en passant, a-t-on mentionné que tout le monde a reçu un bonnet de père Noël Bitpanda pour assortir sa tenue vestimentaire à ses cadeaux de Noël?

Être connecté depuis la maison

Nos équipes étant habituées à prendre part à de nombreux événements trimestriels en équipe, nous ne voulions pas que cela s’arrête pendant cette période de télétravail. Les équipes ont pu choisir entre participer à des activités en personne respectant les contraintes COVID ou bien à distance (dans ce cas, nous avions prévu de nombreuses activités en ligne).

Une équipe a choisi de jouer à Among Us pour l’un de ces événements, et nous avons fini par en faire un événement pour toute l’entreprise. Nul besoin de préciser que cela a remporté un franc succès, et que certains ont même joué jusque tard dans la nuit, dont l’un de nos PDG. Nous avons également commencé à organiser nos premiers événements en équipe dans un monde virtuel appelé Mibo, où il est possible de socialiser entre collègues et d’avoir des conversations à part.

L’image d’une communication parfaite

Afin de rester connectés de façon hebdomadaire, nous avons également lancé notre concours photo interne, qui est devenu très populaire. Toutes les semaines, nous suggérons un nouveau thème aux membres de l’équipe invités à poster leur photo en lien avec celui-ci. La photo remportant le plus de voix gagne un coupon pour soutenir un commerce local. Voici quelques exemples : #ratemysetup (gagnant dans l’image ci-dessous), #ratemylockdownbuddy (gagnant dans l’image ci-dessous), #ratemyhomeofficeoutfit, #ratemycurfewactivity, et plus encore.

Une autre initiative nous ayant permis de rester en contact est le lancement d’une application appelée Donut. Donut forme aléatoirement des binômes parmi les membres de l’entreprise pour qu’ils se rencontrent lors de courtes pauses café virtuelles. De cette manière, les nouveaux membres de l’équipe, mais aussi les plus anciens, qui n’avaient peut-être pas pu se rencontrer avant, ont eu l’occasion de faire connaissance de manière ludique. Les « intros » de Donut permettent également de recréer ces petits échanges que nous aurions normalement en allant à la machine à café ou en prenant l’ascenseur au bureau.

« Panda talks » et plus encore

D’autres initiatives ont été maintenues malgré le télétravail, telles que nos réunions « all-hands » en ligne, nos « bootcamps » d’intégration, nos cours de langues, et nos « panda talks » durant lesquels des membres de l’équipe présentent à tous ceux qui le veulent un sujet dans lequel ils sont experts.

Pour finir, chaque équipe a créé ses propres rituels, tels que des réunions en ligne ouvertes, où chacun peut travailler sur son propre projet tout en ayant la possibilité d’activer son microphone pour poser une question en cas de besoin (pour recréer le climat du bureau), ou bien encore des réunions « stand-ups » et pauses café journalières ou hebdomadaires.

Il est également important de reconnaître que nous pouvons rencontrer des difficultés en cette période et que nous avons des responsabilités en dehors du travail. Il est normal qu’une personne ressente le besoin d’éteindre son ordinateur et de ne pas passer chaque seconde de son temps libre avec ses collègues, cela peut même contribuer à un bon équilibre entre la vie privée et professionnelle.

De nouveaux défis nous attendent

Au bout du compte, certaines initiatives ont rencontré plus de succès que d’autres. Nous n’avons pas cherché à faire un simple copier-coller des initiatives que nous avions mis en place avant la pandémie, mais plutôt à découvrir de nouvelles manières de se rapprocher malgré la distance.

Quelle est la prochaine étape ? De nouveaux défis nous attendent, bien sûr ! En attendant, nous avons ouvert de nouveaux bureaux à Cracovie et à Madrid, et nous allons déménager dans de nouveaux locaux à Vienne. Nous envisageons de travailler dans le cadre d’un modèle hybride entre télétravail et bureaux partagés. Nous vous tiendrons au courant !